Jakarta, FORTUNE - Dalam dunia kerja pemengaruh digital dikenal sebuah istilah SoW. BVersi lain ada juga yang mengatakan bahwa SoW merupakan kepanjangan dari Statement of Work, dan kepanjangan lainnya adalah Scope of Work.
Keduanya memang merupakan sebuah alat manajemen sebuah proyek yang cukup penting, yang dapat memastikan kesuksesan sebuah proyek dan jadi alat komunikasi yang efektif, untuk penyelesaian tugas yang tepat waktu. Hal ini berguna ketika Anda memperkerjakan kontraktor, agensi, atau vendor di luar perusahaan yang Anda jalankan.
Mengutip laman asana.com, Scope of Work adalah bagian dari dokumen Statement of Work yang menjelaskan cara gol proyek dicapai. Meski sama-sama penting tapi keduanya bukanlah hal yang sama. Untuk mengetahui perbedaannya, berikut ini Fortune Indonesia akan mengulasnya dengan lebih dalam.
Pengertian
Dari pengertiannya, Scope of Work adalah panduan untuk membantu tim Anda memahami apa yang dicakup dan tidak dicakup oleh suatu proyek, pembahasan tentang kebutuhan proyek serta menjelaskan bagaimana target atau gol sebuah proyek akan dicapai.
Dokumen ini biasanya menguraikan pekerjaan yang akan dilakukan selama proyek dan mencakup detail tentang hasil akhir, linimasa, milestone, dan laporan.
Sementara, Statement of Work adalah perjanjian kerja antara dua pihak yang berguna untuk menyelaraskan tujuan proyek. Dokumen ini dibuat berdasarkan Scope of Work yang sudah ada sebelumnya.
Biasanya, Statement of Work disusun pada awal proyek dan dapat menentukan banyak hal, mulai tujuan proyek, detail tugas, sampai biaya dan jadwal proyek. Statement of work paling sering digunakan untuk proyek eksternal dan berfungsi sebagai kontrak antara organisasi Anda dengan klien, pembeli, agensi, atau kontraktor yang dipekerjakan.
Fungsi
Scope of Work dibuat sebagai dasar dari proyek yang terencana dengan baik dan dapat membantu proyek berjalan lancar. Dokumen ini dapat membantu tim dan pemangku kepentingan proyek menyetujui persyaratan proyek dan mengidentifikasi potensi risiko yang dapat mencegah proyek berhasil diselesaikan tepat waktu. Hal ini akan mengkoorinasikan tim mencapai hasil akhir proyek untuk membantu memenuhi batas waktu, menghindari backlog, atau biaya tambahan.
Sedangkan, Statement of Work lebih bersifat eksternal, terutama dalam membantu tim dan pihak yang dipekerjakan mengelola dan mendokumentasikan ekspektasi. Dokumen ini bersifat deskripsi naratif dari proyek yang dapat membantu menghindari perselisihan dan kesalahpahaman.
Pada akhir proyek, dokumen ini akan direfleksikan kembali untuk memastikan bahwa kinerja akhir telah memenuhi kesepakatan. Bahkan, bila diinginkan, Statement of Work bisa memiliki dampak tambahan, seperti kewajiban organisasi dibayar penuh, menerima bonus, atau membayar denda.
Cara membuat
Scope of work yang baik membantu Anda mengidentifikasi pertimbangan bisnis penting dan menyampaikan tujuan dan detail proyek kepada pemangku kepentingan proyek. Oleh sebab itu, dalam pembuatannya, berikut ini hal-hal penting yang perlu dipertimbangkan:
- Spesifik: Informasi yang ditulis harus jelas dan mendetail, termasuk persyaratan proyek, hasil yang diharapkan, pentahapan, dan tugas yang terukur.
- Menggunakan visual: Penting, supaya informasi bisa lebih cepat dicerna dan dipahami bersama oleh semua pihak yang terlibat.
- Berkolaborasi dengan pemangku kepentingan: Untuk mencegah keselahapahaman di masa depan.
Adapun bagian dari Scope of Work, biasanya adalah hasil akhir, linimasa yang menggambarkan peta jalannya proyek, milestone jadi pentahapan supaya tugas bisa lebih mudah dipahami, dan pelaporan selama proyek berlangsung.
Sementara, Statement of Work dibuat demi akuntabilitas yang lebih baik dengan mitra eksternal. Adapun beberapa strategi yang perlu dipertimbangkan dalam persiapan Statement of Work adalah sebagai berikut:
- Bagi proyek jadi beberapa fase
- Buat dengan kalimat yang singkat dan jelas
- Jelaskan maksud proyek
- Tentukan gol proyek dan cara mencapainya
- Tentukan milestone dan kesuksesan proyek bersama-sama
- Tetapkan Batasan yang jelas, sederhana, dan terukur
- Selalu diskusi dengan tim legal
- Informasikan kepada tim dan lakukan check-in secara berkala
Dokumen ini biasanya terdiri dari 13 bagian, dan salah satunya adalah Scope of Work. Sedangkan, bagian lainnya adalah: Introduction, Project Purpose, Location, Detailed Tasks, Milestone, Deliverables, Schedule, Standards and testing, Success Definition, Requirements, Payments, Other, dan Closure.