Jakarta, FORTUNE – Invoice merupakan dokumen penting yang mesti diketahui oleh siapa pun yang menjalankan bisnis. Invoice—atau kerap disebut sebagai faktur—adalah bukti transaksi antara penjual ataupun penyedia jasa dengan pembeli.
Dikutip dari Investopedia, invoice merupakan dokumen komersial yang memerinci serta mencatat transaksi antara penjual dengan pembeli. Dalam penerapannya, jika barang atau jasa tersebut dibeli secara kredit, invoice akan menentukan persyaratan pembelian, serta memberikan informasi tentang metode pembayaran yang tersedia.
Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) mendefinisikan invoice sebagai daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar oleh pembeli atau pemesan.
Sederhananya, invoice adalah lembar daftar tagihan yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. Dokumen tagihan tersebut biasanya muncul saat pembeli menyelesaikan pemesanan, serta penjual mengirimkan pesanan tersebut.
Keberadaan invoice menjadi penting dalam rekam keuangan perusahaan, menurut laman Prospeku. Karenanya, invoice lazim dibuat rangkap tiga untuk pembeli, penjual, dan cadangan. Itu demi menjaga keamanan kas pihak yang terlibat dalam transaksi.
Fungsi invoice
Seperti disinggung di awal, invoice mendokumentasikan pelbagai transaksi dalam bisnis. Tanpa keberadaan catatan pembelian, penjualan, serta pengembalian barang, perusahaan tentu akan mengalami sejumlah kesulitan, mulai dari soal keuangan, pajak, sampai kinerja bisnis.
Invoice juga memiliki fungsi yang berbeda ketimbang bukti transaksi lain seperti nota. Faktur merupakan rekam bayar dari pemesanan barang yang telah terlebih dahulu dilakukan. Sedangkan, nota adalah bukti transaksi dengan pembayaran kontan.
Invoice juga berbeda dari kuitansi. Apabila invoice digunakan sebagai permintaan pembayaran, kuitansi justru merupakan bukti pembayaran. Dokumen kuitansi menjadi bukti pembeli telah menerima produk atau jasa yang pembayarannya telah diselesaikan terlebih dahulu.
Dengan demikian, berikut sejumlah manfaat invoice, menurut laman startup aplikasi wirausaha Majoo.
- Media penyimpan data perincian pembelian dan termin pembayaran. Nantinya, invoice digunakan untuk menagih pembeli agar segera melakukan pembayaran.
- Invoice dapat menjadi rujukan sah ketika terjadi ketidaksesuaian dalam proses pembayaran tagihan atau pengiriman barang.
- Dokumen yang memudahkan pebisnis untuk mengetahui perkembangan usahanya
Invoice memudahkan proses pembuatan laporan keuangan.
Isi dan jenis invoice
Dalam praktiknya, invoice harus dinyatakan secara jelas bahwa dokumen tersebut merupakan invoice. Caranya dengan mencantumkan tulisan “invoice” di depan dokumen.
Ada sejumlah informasi penting yang mesti disertakan dalam lembar tagihan tersebut, di antaranya nomor invoice, kontak penjual atau penyedia jasa, ketentuan pembayaran, perincian barang, dan pajak.
Invoice adalah lembar rekaman transaksi yang komponennya lebih rumit jika dibandingkan nota atau bukti bayar lainnya. Beberapa komponen invoice yang dimaksud ada di bawah ini.
- Tanggal terbit invoice
- Nomor invoice
- Nama dan alamat dua pihak terlibat
- Perincian barang atau jasa yang jadi objek transaksi, termasuk jumlah, harga satuan, dan total yang dibayarkan
- Diskon (opsional)
- Pajak
- Tanggal jatuh pembayaran
- Syarat dan ketentuan pembayaran (opsional)
- Sistem pembayaran seperti tunai, kredit, atau kartu debit
Pun demikian, invoice secara umum memiliki tiga jenis. Pertama, invoice biasa yang merupakan faktur transaksi sederhana dengan informasi terdiri dari barang yang dibeli, jumlah beli, harga satuan, dan harga total.
Kedua, invoice proforma adalah faktur sementara dan hanya diterbitkan saat pembeli atau klien melakukan pembayaran secara bertahap
Ketiga, invoice konsuler yaitu faktur khusus transaksi internasional seperti ekspor dan impor.